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Boas práticas para prospectar mais clientes para a sua empresa

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Em resumo

Prospectar bem depende de quatro definições: quem abordar (perfil de cliente ideal), por onde (canal), quantas vezes insistir (cadência) e quando seguir ou desistir (qualificação). Uma sequência de seis ou sete contatos ao longo de três semanas, alternando e-mail, telefone e LinkedIn e registrada no CRM, aproveita melhor uma lista pequena e bem escolhida que um disparo único para milhares de nomes.

Prospectar é procurar ativamente empresas ou pessoas com perfil para comprar e iniciar a conversa com elas, sem esperar que cheguem sozinhas. O resultado depende menos do talento de quem liga e mais de quatro definições feitas antes do primeiro contato: quem abordar, por qual canal, com que insistência e com que critério para seguir ou desistir.

O que é prospectar clientes

O que é prospectar clientes?

É a etapa que abre o funil de vendas, e tem duas formas. Na prospecção ativa, o vendedor escolhe a empresa e vai até ela por telefone, e-mail, LinkedIn ou visita. Na receptiva, o contato chega por um formulário, um anúncio ou um conteúdo, e o trabalho é responder rápido e descobrir se há negócio ali. A maioria das empresas pequenas precisa das duas: a receptiva traz quem já está procurando, a ativa alcança quem tem o problema e ainda não saiu para pesquisar.

Defina quem vale a abordagem

Lista comprada com dez mil nomes parece vantagem e vira desperdício, porque o vendedor gasta a semana falando com quem nunca compraria. Comece pelos seus dez melhores clientes atuais e anote o que eles têm em comum: setor, número de funcionários, cidade, cargo de quem assinou o contrato, problema que tinham quando chegaram. Esse retrato é o perfil de cliente ideal, e a lista de prospecção sai dele.

Uma empresa de software para transportadoras, por exemplo, pode descobrir que os melhores contratos vieram de frotas entre 20 e 80 caminhões, com decisão nas mãos do gerente de operações. Abaixo de 20, o cliente acha caro. Acima de 80, já tem sistema próprio. A lista encolhe e a proporção de conversas úteis sobe.

Escolha os canais pelo hábito do comprador

CanalFunciona melhor quandoCuidado
E-mailO decisor tem e-mail corporativo e a oferta pede explicaçãoMensagem curta, assunto específico e opção de não receber mais
TelefoneHá urgência ou o setor resolve tudo por ligaçãoLigue com um motivo concreto, nunca "para apresentar a empresa"
LinkedInA venda é entre empresas e o decisor mantém perfil ativoPedido de conexão sem discurso de venda; a conversa vem depois
WhatsAppO contato já demonstrou interesse ou autorizouAbordagem fria irrita e pode levar ao bloqueio do número
IndicaçãoHá clientes satisfeitos na carteiraPeça logo após uma entrega bem-sucedida, perguntando por um nome específico
Anúncios e conteúdoO público pesquisa o problema no Google ou acompanha o tema nas redesFormulário curto e resposta no mesmo dia

Na prospecção receptiva, a velocidade pesa muito. Um pedido de orçamento respondido em dez minutos encontra a pessoa ainda pensando no assunto; respondido no dia seguinte, ela já falou com dois concorrentes. Quem investe em tráfego pago e demora para atender paga pelo clique e entrega o cliente a outro.

Monte uma cadência

Boas práticas para prospectar mais clientes

Cadência é a sequência de tentativas de contato, com dia, canal e conteúdo definidos. Sem ela, o vendedor manda um e-mail, não recebe resposta e risca o nome. Muita resposta só aparece depois de algumas tentativas, porque a primeira mensagem chegou em um dia ruim. Um modelo para venda entre empresas:

  1. Dia 1: e-mail curto, citando um fato da empresa abordada e o problema que você resolve.
  2. Dia 2: pedido de conexão no LinkedIn, sem mensagem de venda.
  3. Dia 4: ligação. Se a pessoa não atender, não deixe recado longo.
  4. Dia 7: segundo e-mail, mostrando como uma empresa parecida costuma resolver a questão.
  5. Dia 10: nova ligação, em outro horário.
  6. Dia 14: mensagem no LinkedIn com um conteúdo útil para o cargo da pessoa.
  7. Dia 21: e-mail de despedida, avisando que você não vai insistir e deixando a porta aberta.

É comum o e-mail de despedida render resposta, inclusive do tipo "agora não, me procure em março". Anote a data e cumpra.

Ajuste os intervalos ao seu mercado. Venda de valor baixo aguenta cadência mais curta; contrato anual de valor alto pede mais espaço entre os contatos e conteúdo melhor em cada um.

Qualifique antes de mandar proposta

O objetivo da primeira conversa é descobrir se existe negócio possível. Quatro informações resolvem: qual problema a empresa quer resolver, o que acontece se nada for feito, quem participa da decisão e para quando precisam. Quem responde "estamos só pesquisando" e não tem prazo vai para uma lista de relacionamento, com conteúdo periódico, e sai da fila do vendedor.

Fale menos que o prospect. Vendedor que apresenta a empresa por quinze minutos antes de perguntar qualquer coisa termina a ligação sem saber se aquilo era uma oportunidade.

Registre tudo no CRM

Cada tentativa, cada resposta e cada data combinada precisam estar no CRM no mesmo dia. Planilha funciona com um vendedor e algumas dezenas de contatos; depois disso os retornos prometidos começam a ser esquecidos. O registro também protege a empresa quando o vendedor sai: a carteira fica.

Com os dados lançados, três números mostram onde a prospecção trava. A proporção de contatos abordados que viraram conversa indica se a lista e a mensagem estão certas. A de conversas que viraram reunião indica se a qualificação funciona. A de reuniões que viraram venda mostra se o perfil de cliente ideal foi bem desenhado. Se de 200 abordagens saem 30 conversas, 10 reuniões e 2 vendas, você sabe quanto precisa abordar para bater a meta do mês e em qual etapa vale mexer primeiro.

Um cuidado com dados pessoais

A LGPD vale também para prospecção. Use contatos profissionais obtidos de forma legítima, identifique-se, explique por que está procurando aquela pessoa e retire da lista quem pedir. O cuidado ainda preserva o domínio de e-mail da empresa, que perde reputação quando muitas mensagens são marcadas como spam e passa a cair na caixa de lixo até dos clientes atuais.

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