A comunicação sempre foi fundamental na vida das pessoas. Quem conseguiria ficar sem se comunicar de alguma forma com outra pessoa por um dia que seja? Resolver problemas, pedir favores, responder perguntas ou mesmo bater papo, a comunicação está presente no nosso dia-a-dia e se faz necessária.
Dentro de uma empresa, a comunicação tem um papel fundamental tanto na atuação profissional de cada colaborador quanto no atingimento dos objetivos do negócio. Uma empresa está em constante comunicação com seus colaboradores, clientes, outras empresas e assim por diante.
Quando o assunto é a comunicação interna de uma empresa, estamos nos referindo principalmente aos fluxos de informações que percorrem os diversos níveis hierárquicos, como elas são repassadas, armazenadas e contribuem para o sucesso do negócio.
Na era da tecnologia, as empresas se comunicam, além das formas tradicionais (telefone, e-mail, reuniões etc) através de plataformas. Os formatos de plataforma mais conhecidos e utilizados pelas empresas são: Intranet e Rede social corporativa.
Nos próximos parágrafos, vamos apresentar algumas vantagens de cada formato de plataforma, assim você poderá definir qual é a melhor solução para a sua empresa.
A Intranet
A intranet é uma rede exclusiva e fechada, com acesso somente para funcionários de uma determinada empresa e muitas vezes liberada somente na rede interna e em computadores registrados na rede da empresa. As intranets são redes restritas a um grupo e(ou) funcionários de uma empresa. Ela é uma versão particular da internet e pode servir para troca de informações e armazenamento de arquivos facilitando a logística de comunicação e armazenamento de informações.
Vantagens da Intranet
- É possível acessá-la de várias plataformas já que tudo o que é necessário é um browser. Como HTML é uma linguagem universal da Web para todos os sistemas operacionais, um computador que seja Mac ou Windows pode acessar facilmente.
- A arquitetura da Intranet é aberta, afinal, ela usa protocolos de Internet, com isso os padrões são feitos por estruturas administrativas de âmbito global. Com a Intranet, é possível publicar até dados muito antigos.
- Com ela todos os dados da sua empresa armazenados podem ser acessados de qualquer rede TCP/IP. Contanto que o usuário tenha a autorização para se conectar, mesmo que ele esteja em uma viagem ou em outro escritório, ele pode acessar todas as informações corporativas.
- Além da mobilidade, a Intranet possibilita um aumento na economia de papel, pois, com o amplo acesso aos dados, não será mais necessário imprimir um monte de documentos, já que estarão disponíveis na plataforma para todos.
- Uma das vantagens em usar a Intranet está no fato de que os documentos que estavam no papel podem ficar guardados na rede interna. Esse tipo de vantagem dá a possibilidade de uma enorme economia de tempo, pois os documentos podem ser editados ou atualizados com muito mais facilidade do que se estivessem em um papel e tivessem que ser transcritos para o computador. Isso pode ser, facilmente, feito com um banco de dados corporativo.
- É possível não apenas disponibilizar documentos de texto, como também gráficos, imagens, vídeos e áudio, aumentando as possibilidades de compartilhamento de informações de uma empresa.
Rede Social Corporativa
A característica fundamental dessa plataforma é que é usada para auxiliar na comunicação interna dos empregados de forma vertical. Esclarecendo melhor, a rede social como conhecemos surgiu por volta da década de 1990. É uma ferramenta online onde pessoas se juntam a fim de algo em comum. Uma rede social corporativa tem as mesmos aspectos que uma rede social, e sua base é a interação com a intenção de facilitar as conexões pessoais dos usuários. Em redes sociais corporativas, há a possibilidade de reunir não só profissionais como também parceiros, fornecedores e até clientes.
Vantagens da rede social corporativa
- Em uma rede social colaborativa, é possível incorporar vários escritórios, mesmo que eles estejam localizados em diferentes cidades ou até países. Para grandes corporações que têm filiais em várias partes do mundo, por exemplo, é uma maneira muito mais fácil de conectar colaboradores. Isso possibilita um contato muito mais prático.
- É possível reduzir consideravelmente reuniões presenciais, já que os assuntos podem ser discutidos através da rede social corporativa da empresa. Com isso, todas as informações debatidas podem ser registradas por intermédio de fóruns de discussão. Algumas redes sociais corporativas podem até ter bate-papos uma grande vantagem na comunicação em tempo real.
- Para empresas que possuem empregados que trabalham em home office, ela pode ser uma grande aliada na comunicação entre chefe e empregado, ainda mais pelo fato de que essas redes podem ser acessadas de qualquer lugar e de qualquer navegador, permitindo que, de onde o empregado ou chefe esteja, ocorra a interação.
- Nela, o cliente pode interagir ainda mais com a empresa. Ele pode fazer parte de processos específicos da empresa, como discussões de projetos ou até mesmo dar dicas de melhorias. Esse tipo de rede pode ser uma ótima ferramenta para captar feedback e, ainda por cima, é capaz de fazer o cliente ficar mais fidelizado com a empresa.
- Troca de e-mails entre funcionários também são diminuídas drasticamente, pois, com ela, a comunicação é mais dinâmica e ágil. A vantagem, além da rapidez de troca de informações, é que discussões que antes eram feitas apenas por correio eletrônico e demandavam muitos e-mails, se tornem mais práticas.
Conclusão
Ambas cumprem o seu papel bem e podem ser a melhor solução para a sua empresa, mas dependem do que você pretende. Se a sua intenção é se dedicar ao conteúdo, e a colaboração é apenas uma parte coadjuvante, seria melhor você usar a Intranet. Como vimos, é um sistema que trabalha de forma vertical, por isso, informações podem ser compartilhadas com facilidade, mas a interação não é a prioridade.
Porém, se, no seu caso, o foco principal é a colaboração, a rede social corporativa é a melhor solução para a sua empresa. Como vimos, além de compartilhar documentos, a interação dos funcionários pode ser feita em tempo real, sendo uma grande vantagem para reuniões ou, até mesmo, conversas entre setores da empresa – além de ser uma ótima forma de manter contato com o cliente, se tornando um meio mais fácil de se obter um feedback.
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