Causador de estresse, desmotivação e prejuízos financeiro, o retrabalho é um pesadelo que assombra profissionais e gestores de agências de marketing. Em muitos casos, ele ainda contribui como motivo para realizações de horas extras e atrasos e, com isso, a satisfação da equipe e do cliente tendem a piorar.
Aqui, não estamos falando de pequenos ajustes e alterações, comuns e aceitáveis no dia a dia, mas a necessidade de ter que refazer, muitas vezes do zero, uma arte para rede social ou o texto de um ebook. Refações ou retrabalho em entregas, infelizmente, acabam fazendo parte da rotina de agências, mas podem ser evitados com algumas estratégias e ferramentas.
Além de definir um escopo inicial para cada contrato e processos internos direcionados a cada tarefa, na Post Digital, temos algumas estratégias para evitar retrabalho e compartilhamos com você, a seguir.
Construir um modelo de briefing
A falta de comunicação é o principal fator que influencia na falta de alinhamento entre a equipe e os clientes. Antes mesmo que a demanda seja repassada aos responsáveis por executá-la, a construção de um briefing ajuda a evitar ruídos que possam afetar a qualidade ou direcionar de uma maneira diferente o trabalho final.
Para quem não conhece, o briefing é um conjunto com instruções sobre o cliente e a demanda, geralmente em formato de texto ou formulário preenchido por quem faz o atendimento direto ao cliente. A partir dele, se dá o pontapé inicial para produção de conteúdos, criação de campanhas ou design de posts para redes sociais.
Existem situações em que a demanda faz parte do escopo de entregas do projeto e, também neste caso, o briefing deve ser direcionado para a equipe. O ideal é construir um modelo de briefing para cada tarefa ou demanda, levando em consideração quem vai trabalhar em cada etapa e os processos no geral.
Estabelecer limites com clientes
Não é novidade que a falta de alinhamento entre clientes e agência é um dos principais motivos de retrabalho. E isso começa muito antes do fechamento do contrato, quando você, gestor ou dono de agência, deve ter definido pontos importantes como o valor hora de cada colaborador e, desta forma, criando parâmetros também para precificar refações.
Quando mencionamos limites com clientes, a intenção não é podá-los, mas sim promover uma comunicação honesta e saudável desde o momento da apresentação da proposta, onde serão apresentados o fluxo de trabalho e o custo de ajustes fora do escopo.
É claro que existem exceções, mas para que as horas extras e a queda de produtividade não virem regra, é necessário agir de maneira preventiva estabelecendo uma relação objetiva em relação ao retrabalho.
Otimizar o timesheet
Ter um timesheet organizado, ou seja, uma gestão de horas trabalhadas por você e sua equipe, é uma das ferramentas mais poderosas para mensurar o tempo de cada tarefa. Mencionamos acima a importância desse recurso para precificação e, em termos gerais, o planejamento se torna também mais eficiente, determinando metas e identificando atrasos, por exemplo.
Para construir um timesheet, basicamente, será necessário mapear cada tarefa e profissional ou equipe responsável. A partir disso, define-se um prazo de entrega, relacionado às horas trabalhadas por dia, semana e mês. O controle das horas empregadas em cada tarefa pode ser realizado através de ferramentas de gestão que contabilizam tempo e entregas.
Implementar ferramentas de gestão
Tão importante quanto as ferramentas de automação de marketing utilizadas no nosso dia a dia, as plataformas para gestão da rotina auxiliam a tornar os processos mais eficientes. Elas ajudam a controlar o fluxo de trabalho, acompanhando o status de cada demanda, e a concentrar a comunicação.
No nosso caso, para otimizar o desempenho e rastrear a que passo está cada uma das tarefas, atualmente utilizamos o Monday, que possibilita integrar em quadros por cliente o status, timesheet e automações como envio e aprovação, além de comentários e upload de arquivos. Para comunicação entre a equipe, utilizamos o Slack, nosso aliado com funcionalidades que concentram todas as nossas conversas, setorizadas também por clientes.
Se a sua agência ainda não utiliza alguma dessas ferramentas, vale a pena começar pela tradicional planilha, atualizada periodicamente. Uma dica nossa é que elas também são úteis para o backup do timesheet, possibilitando experimentar novas ferramentas de acordo com suas necessidades.
Gostou das dicas sobre como evitar retrabalho da equipe de marketing? Deixe nos comentários a sua opinião e dúvidas, caso tenha. Veja também as Melhores práticas na Gestão de Agências.
