Quem nunca passou pela situação de ter que iniciar uma tarefa com pouca ou nenhuma informação? Ou, ainda, ter o retrabalho de começar tudo do zero por um detalhe que poderia ter sido esclarecido antes? Pois então, com um modelo de briefing estruturado, ambas as situações podem ser evitadas.
Tanto para o dia a dia dos profissionais e equipes envolvidos em uma demanda como na entrada de um novo projeto ou cliente, para as agências de marketing digital este recurso é um aliado no fluxo de comunicação e essencial para uma gestão mais eficiente. A cada situação, porém, deve ser personalizado para evitar ruídos e garantir que todas as necessidades sejam atendidas. Vamos falar mais sobre como construir um briefing personalizado ao longo deste artigo. Acompanhe.
Afinal, o que é um briefing?
É um documento com registros sobre as principais informações de um projeto, tarefa ou demanda com dados objetivos que servem de suporte ou guia para execução. Na prática, o briefing é semelhante a um manual de instruções ou uma pauta jornalística, onde estão descritos dados essenciais sobre o quê, quando, porquê e como tal resultado, produto ou demanda deve ser trabalhado.
Das vantagens de utilizar um briefing, a otimização de processos internos e da produtividade estão entre os principais destaques. O briefing ajuda a alinhar as expectativas e necessidades do cliente ao fluxo de trabalho da equipe ou profissional envolvido na demanda, uma vez que deixa explícito o que se espera quanto a entrega.
Sendo assim, para criar um briefing, é necessário elaborar um formulário que pode ter informações sobre o cliente, prazos, orçamento, persona, escopo do projeto, responsável pela entrega e outros tantos itens preenchidos de acordo com a necessidade. A seguir, alguns exemplos.
Quando utilizar um briefing?
Ainda na etapa de elaboração de uma proposta comercial para um potencial cliente da agência, é essencial construir um briefing para coletar as informações sobre qual é o momento atual e sobre o perfil, que servirão como base para o diagnóstico, construção da persona e demais estratégias que farão parte do escopo a ser apresentado. Neste caso, é o próprio cliente que vai responder as perguntas elaboradas pelo setor comercial ou responsável pelo contato direto.
Na rotina, o briefing é uma ferramenta que serve como canal de informações entre o atendimento e os responsáveis pelo operacional da agência. Sendo assim, o briefing será utilizado para guiar a criação de campanhas, textos para o blog, design de peças gráficas, postagens em redes sociais e todas as outras tarefas que farão parte das entregas ao cliente.
O mais importante aqui é ter sempre o foco na quantidade e objetividade das informações dentro do contexto. Um briefing completo não necessariamente é aquele que contém todo o histórico do cliente, mas sim o que consegue transmitir com objetividade as expectativas e dados necessários para a conclusão da demanda.
Benefícios de contar com um modelo de briefing
Você não costuma fazer um briefing para direcionar melhor os seus conteúdos e projetos? Comece a mudar esse hábito imediatamente, pois ter esse documento fará com que tenha acesso a inúmeros benefícios. Quer conferir quais são eles? Veja abaixo mais detalhes!
- Maior clareza: no briefing, os objetivos do projeto devem estar bem claros. Desta forma, essa é uma garantia de que todos os envolvidos estarão na mesma página;
- Evita retrabalhos: um bom briefing dará detalhes de todo o projeto, fazendo com que, quem for conduzir o trabalho, saiba de todos os detalhes. Desta forma, as chances de sucesso serão bem maiores, evitando o retrabalho;
- Melhora a comunicação: o briefing serve como um documento de referência para todas as partes envolvidas, garantindo uma comunicação clara e consistente ao longo de todo o projeto;
- Foco no resultado final: outro grande benefício do briefing é que ele ajuda a manter o foco no resultado final. Desta forma, é uma garantia de que o projeto irá seguir na direção certa;
- Reduz o mal-entendido: ao definir, de início, todos os objetivos e detalhes para a condução do projeto, essa ação evitará conflitos devido a algum mal-entendido.
E aí, já sabia de todos os benefícios de contar com um briefing para a condução de seus projetos? Desta forma, se não tem o costume de fazer esse documento em seu negócio, mude agora mesmo, pois além das vantagens mencionadas, existem várias outras!
Como construir modelos de briefing personalizado?
Como você viu até aqui, o modelo de briefing ideal será aquele que for personalizado para as necessidades da sua equipe e que consiga alinhar expectativa vs. resultados. Para facilitar a criação, deve-se ter a premissa de que qualquer pessoa da sua equipe que leia este documento seja capaz de entender qual será a entrega final. Então, de maneira geral, as informações que precisam estar em um briefing são:
- Cliente: além do nome, todos os dados relevantes para as instruções seguintes;
- Objetivo: gerar conversão de leads ou vendas, branding, etc;
- Cronograma e prazos: etapas da demanda e datas para entregas;
- Metas: alcançar X leads, aumentar seguidores, gerar Y oportunidades para o comercial, etc;
- Responsável(is): nome de cada responsável pela redação, implementação, criação de peças e afins;
- Orçamento: para os casos de campanhas de anúncios ou demandas extras ao escopo do projeto.
- Tipo de demanda: descrição da tarefa, com especificação do material ou outro tipo de entrega;
- Anexos: referências, links, imagens, textos e outros materiais ou sugestões que possam servir como inspiração;
- Outras informações: espaço reservado para orientações complementares que pode ser preenchido pelo cliente e a cada etapa de execução para orientar os outros responsáveis.
O formato do briefing, geralmente, assemelha-se a um formulário, e por isso o documento pode ser preenchido em uma tabela, planilha ou mesmo compartilhado em um link de Google Forms com recursos que permitem personalização dos campos.
Por último, e nem por isso menos importante, é necessário que todos os responsáveis pela execução e entrega da demanda tenham acesso ao briefing preenchido, ainda que já tenham participado de reuniões de alinhamento ou mesmo recebido informações fragmentadas por e-mail ou outros canais.
É justamente o acesso e conhecimento de todos que vai possibilitar o alinhamento entre cliente e agência, evitar ruídos e retrabalho e tornar o fluxo de produtividade ainda mais efetivo.
Como fazer um briefing?
Quer saber como fazer um bom briefing para o seu negócio? Então, não perca tempo e veja as dicas que selecionamos abaixo!
Defina claramente os objetivos
Antes de tudo, saiba exatamente o que deseja alcançar com o seu determinado projeto ou campanha. Afinal, ter uma compreensão clara desse tópico fará com que desenvolva ações eficientes para que consiga alcançar o propósito desejado.
Conheça seu público-alvo
Entenda quem é o público que você está tentando alcançar com seu projeto Feito isso, descreva quais são seus interesses e necessidades. Essa ação te ajudará a encontrar as estratégias certas para cativar esse público.
Seja específico
Para que tenha um bom briefing, saiba que ele precisa ser um documento rico em detalhes. Por isso, forneça informações específicas sobre o projeto, incluindo requisitos, preferências e restrições.
Estabeleça um cronograma
O seu briefing deve conter prazos bem claros para cada etapa do projeto, desde a criação do briefing até a entrega final, ok? Essa ação é importante para que direcione melhor cada integrante que irá participar do desenvolvimento dele.
Seja aberto ao diálogo
Por mais que confie nas suas ações, esteja disposto a ouvir as sugestões e ideias da equipe que irá trabalhar no projeto. Isso porque, eles podem ter uma visão diferente de algum aspecto que falou no briefing, contribuindo para que otimize ainda mais o projeto.
Forneça exemplos
Se possível, inclua exemplos de trabalhos anteriores ou referências visuais para ajudar a ilustrar suas ideias. Essa ação será importante para facilitar a compreensão de todos.
Revise e ajuste conforme necessário
Por mais que tenha toda atenção e cuidado no momento de desenvolver seu briefing, saiba que no meio do caminho poderá encontrar alguns detalhes que podem ser ajustados, por isso, esteja aberto a essa possibilidade!
Gostou das sugestões? As coloque em prática para que tenha cada vez mais sucesso em seus projetos!
Exemplos de briefing: confira os principais tipos
Você sabia que existem alguns tipos desse documento? É isso mesmo, para que confira alguns dos principais exemplos de briefing, veja o conteúdo abaixo!
- Briefing de Projeto: usado para detalhar os objetivos, escopo, prazos, orçamentos e outras informações relevantes para um projeto específico.
- Briefing de Design: fornece informações sobre o público-alvo, estilo visual, elementos gráficos e outras diretrizes para projetos de design.
- Briefing de Marketing: aborda os objetivos de marketing, como público-alvo, mensagem-chave, canais de comunicação e métricas de sucesso para uma campanha de marketing.
- Briefing de Produto: fala sobre as características, funcionalidades, benefícios e diferenciais de um produto, por exemplo;
- Briefing de Evento: aborda detalhes quanto aos objetivos do evento, destacando público-alvo, programação, logística, orçamento e patrocinadores.
- Briefing de Conteúdo: define os temas, formatos, públicos-alvo e objetivos para a criação de conteúdo, como artigos, vídeos, posts em redes sociais, entre outros.
Lembrando que esses são apenas alguns exemplos de briefing, pois além dos mencionados, existem várias outras diversas possibilidades, ok?
Conclusão
Contar com um bom briefing para seus projetos é primordial. Afinal, este documento será responsável por dar o direcionamento adequado para seu planejamento, fazendo com que tenha acesso a inúmeros benefícios.
Para que tenha noção, apenas alguns dos pontos positivos são: maior assertividade e clareza, redução do retrabalho e foco no resultado final. Portanto, se ainda não tem o costume de colocar o briefing como uma etapa importante em seu negócio, mude imediatamente!
E aí, quais tipos de briefing você utiliza na sua agência? Conte pra gente, deixe sua dúvida e sugira novos assuntos sobre gestão de agências de marketing digital nos comentários.
Esperamos que tenha gostado do conteúdo e que ele tenha sido útil para te direcionar. Para ter acesso a mais temas como esse, entre em nosso blog agora mesmo!
